Politique de confidentialité

Must-Have est l’outil de gestion de la relation client (CRM) de l’Agence Must Have. Il sert à l’agence pour organiser sa prospection, suivre ses échanges commerciaux et coordonner ses collaborations avec des créateurs de contenu. Le service n’est pas proposé au public ni à d’autres entreprises : il est réservé aux employés de l’agence.

Le service est exploité par l’Agence Must Have, située à Strasbourg, France. Pour toute question relative à la protection des données, vous pouvez écrire à contact@agencemusthave.com.

L’Agence Must Have utilise Must-Have pour sa propre activité. Elle traite les données de ses prospects, interlocuteurs et créateurs pour cette activité, et les données de compte de ses employés pour leur permettre d’accéder à l’outil.

Compte et organisation

Nous traitons les informations nécessaires à la création et à la gestion des comptes des employés : nom, adresse e-mail professionnelle, identifiants techniques, appartenance à l’Agence Must Have, rôles, préférences et informations de connexion.

Données CRM

Les utilisateurs peuvent enregistrer des entreprises, des contacts professionnels, des coordonnées, des secteurs, des notes de personnalisation, des modèles de messages, des campagnes, des relances, des statuts, des opportunités, des demandes de gifting, des candidatures et des profils d’influenceurs.

Données Gmail connectées

Lorsqu’un utilisateur relie volontairement son compte Gmail, Must-Have peut accéder aux informations nécessaires aux fonctionnalités activées : adresse du compte connecté, identifiants et métadonnées des messages et des conversations, expéditeurs et destinataires, sujets, contenu des e-mails concernés, libellés, références de conversation et historique des changements Gmail.

Les autorisations demandées couvrent la lecture, l’envoi et la modification d’éléments de la boîte, ainsi que la gestion de libellés et de paramètres utiles à l’organisation des candidatures. Must-Have s’en sert pour envoyer les messages demandés, suivre les changements de la boîte, reconnaître les réponses rattachées aux échanges déjà suivis dans le CRM et, lorsque la fonction correspondante est utilisée, afficher des messages récents de la boîte de réception. Les messages identifiés comme liés aux échanges CRM peuvent être enregistrés dans l’application, avec leur sujet, leurs participants et leur contenu.

Pour les candidatures, Must-Have peut créer dans Gmail un libellé dédié et un filtre qui applique ce libellé aux messages correspondants. Cette configuration ne modifie ni ne supprime les libellés et les filtres déjà présents.

Données techniques

Des informations relatives aux sessions, aux opérations et aux erreurs techniques peuvent être traitées afin d’assurer la sécurité et le fonctionnement du service.

Ces données permettent notamment de :

• gérer les comptes des employés, les accès et les paramètres de l’agence ;
• centraliser et organiser les informations de prospection ;
• préparer, personnaliser, planifier et envoyer les campagnes depuis le compte Gmail autorisé ;
• synchroniser les messages et identifier les réponses rattachées aux échanges CRM ;
• mettre à jour les statuts, annuler les relances devenues inappropriées et suivre les opportunités ;
• prendre en charge les réponses liées aux demandes de gifting et aux candidatures, selon la configuration du service ;
• détecter et gérer les incidents techniques, éviter les traitements en double et protéger les données.

Certaines opérations, notamment les envois et les réponses automatisées, sont effectuées selon les paramètres et les actions des utilisateurs habilités. Le classement des réponses déjà rattachées au CRM peut s’appuyer sur des mots-clés définis par l’organisation.

La connexion à Gmail repose sur Google OAuth. Avant de connecter son compte, l’utilisateur prend connaissance des autorisations demandées et peut choisir de ne pas accorder cet accès. Cette connexion est distincte d’une éventuelle identification au service.

Selon les fonctionnalités activées, Must-Have demande des autorisations de lecture des e-mails, d’envoi de messages, de modification de certains éléments Gmail, ainsi que de gestion des libellés ou de paramètres nécessaires à l’organisation des candidatures. Ces accès servent à exécuter les fonctions de messagerie et de CRM présentées dans l’application.

Utilisation limitée des données Google

Les informations provenant des API Google sont utilisées dans le cadre des fonctionnalités de Must-Have demandées par l’utilisateur et conformément à la politique Google API Services User Data Policy, notamment ses exigences de Limited Use. Elles ne doivent pas être exploitées à des fins publicitaires ou revendues. Les éventuels partages techniques sont limités aux cas nécessaires à la fourniture du service, à sa sécurité ou au respect d’obligations légales, selon les conditions applicables.

La phrase d’accroche décrite à la section suivante n’est pas produite à partir du contenu de la boîte Gmail. D’autres prestataires peuvent toutefois recevoir les données nécessaires au fonctionnement du service, comme indiqué plus bas.

Must-Have peut proposer une personnalisation assistée des messages de prospection. Lorsque le modèle prévoit cette option et qu’une note de personnalisation est renseignée, une courte phrase d’accroche peut être générée pour être insérée après la formule de salutation.

Dans ce cas, le nom de l’entreprise, son secteur, la note de personnalisation et les instructions de style configurées par l’organisation peuvent être transmis à Google (Gemini) afin de produire cette phrase. Cette fonctionnalité ne constitue pas une analyse automatique de l’ensemble de la boîte Gmail, et le contenu de la messagerie n’est pas transmis pour cette génération.

Une conversation assistée, non proposée dans la navigation principale, peut aussi transmettre à Google (Gemini) le texte saisi par l’utilisateur pour produire une réponse. Cette conversation n’est pas enregistrée comme un échange CRM et ne lit pas la boîte Gmail.

Les modalités exactes de conservation de ces informations chez le fournisseur, et l’usage qu’il peut en faire au titre de ses propres conditions, doivent être confirmés avant publication.

Les données sont accessibles aux employés autorisés de l’Agence Must Have, selon leurs droits et les fonctions utilisées. Les opérations Gmail d’un employé sont rattachées à son compte au sein de l’agence.

Certains prestataires techniques peuvent intervenir pour héberger l’application, conserver les données, acheminer les communications de service ou fournir des fonctions indispensables. Pour Gmail, Must-Have fait appel à Google. Pour la phrase d’accroche et, le cas échéant, la conversation assistée, Must-Have fait également appel à Google (Gemini).

D’autres prestataires peuvent être utilisés pour l’acheminement des e-mails liés au compte et pour le stockage de fichiers. La liste exacte des prestataires, leurs rôles, les lieux d’hébergement et les garanties applicables aux transferts doivent être validés avant publication. Aucune localisation géographique n’est donc indiquée ici.

Les données sont conservées pendant la durée nécessaire à l’utilisation du service et aux finalités décrites dans cette politique, sous réserve des obligations légales applicables. Les informations des campagnes, des échanges et des historiques CRM peuvent rester enregistrées après la déconnexion d’un compte Gmail afin de préserver le suivi des opérations déjà effectuées.

Must-Have met en œuvre des contrôles d’accès liés aux comptes et aux organisations ainsi que des protections techniques destinées à limiter les accès non autorisés. Les jetons de connexion Gmail de longue durée sont enregistrés sous une forme chiffrée.

L’utilisateur peut dissocier son compte Gmail depuis les paramètres du compte, rubrique Compte Gmail, avec l’action « Dissocier le compte ». Cette opération tente de révoquer l’autorisation auprès de Google et d’interrompre les notifications liées à la boîte. Elle retire la possibilité d’utiliser les identifiants de connexion conservés par Must-Have.

Les campagnes programmées ou actives de cet utilisateur sont mises en pause, les relances encore programmées sont annulées et l’envoi standard automatisé de cet utilisateur est désactivé. Si Google est momentanément injoignable, la révocation à distance peut ne pas aboutir, mais les identifiants ne sont plus utilisables par Must-Have.

Cette opération n’efface pas automatiquement tout l’historique CRM déjà enregistré. Les messages, campagnes et échanges déjà conservés peuvent demeurer, de même que l’adresse de la boîte associée à ce suivi.

Selon la réglementation applicable et votre situation, vous pouvez disposer de droits d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation, d’opposition et, dans certains cas, de portabilité de vos données personnelles. Vous pouvez exercer vos droits en écrivant à contact@agencemusthave.com. Pour les données enregistrées dans le cadre de la prospection de l’agence, l’Agence Must Have est l’interlocuteur.

Vous pouvez également gérer les autorisations accordées à Must-Have depuis les paramètres de sécurité de votre compte Google. Révoquer une autorisation Google est distinct de la suppression des données CRM déjà conservées.

Le service utilise des cookies ou technologies équivalentes nécessaires à la gestion des sessions, à la sécurité, à la langue et aux préférences d’affichage, notamment le thème et certaines vues de listes.

Aucun outil de mesure d’audience n’est intégré à l’interface actuelle de l’application. L’utilisation éventuelle de traceurs non nécessaires, dans l’environnement déployé ou ultérieurement, devra faire l’objet d’une information adaptée et, lorsque la réglementation l’exige, d’un choix de consentement.

Cette politique peut être mise à jour pour refléter les évolutions de Must-Have ou de ses obligations légales. La version publiée sur cette page fait foi. Lorsqu’une date de mise à jour est communiquée, elle est indiquée sous le titre. En cas de changement important dans l’utilisation des données, les utilisateurs sont informés selon les modalités requises.